かんたんにスケジュールを作成する

PlanningPMEで日々の業務を管理。このソリューションで会議、作業、スタッフの予定などをかんたんに管理することができます。また、スケジュールの情報を特定のメンバーと共有することも可能です。

このステップ・バイ・ステップのチュートリアルでは、コラボレーション・スケジュールを作成し、かんたんに計画を立てる方法をご紹介します。

ソフトウェアのお試しバージョン

PlanningPMEは中小企業だけでなく大企業にも適していますし、どんな業種にも対応いたします。企業の成長を支援するソリューションです。

お試しバージョンをこちらのアドレスからダウンロードできます:

お試しバージョンは起動/終了30回、イベント数200、顧客数50人に限られています。
使用開始ウィザードでソフトウェアの初期設定をお手伝いいたします。

スケジューラー用語集

スタッフ
「スタッフ」は社員や従業員など、ヒトのリソースを表します。

「施設」リソース
「施設リソース」とは会議室、社用車やコンピューターなど、管理する必要のあるモノのリソースです。

イベント
「イベント」とはヒトまたはモノのリソースに割り当てられるタスクなどの予定です。例えば会議、サービス、アポイントなど、企業のさまざまな活動を色のついた長方形で表します。

「アサイン不可」とは
「アサイン不可」はスタッフの不在や設備の故障、メインテナンスなど、リソースが使用できないことを示します。例えばスタッフの「アサイン不可」には有給、病欠、産休などがあります。

計画中のリソース
「計画中」リソースはメモ帳のように使うことができます。「計画中」リソースに、リソースが決まっていないタスクを登録することで、割り当て待ちのタスクリストを作成することができます。

「部署」とは
「部署」はスタッフや施設リソースをまとめたグループです(例:技術部、営業部、総務部)。スケジュール表を部署でフィルターすることも可能です。

スケジュールのテンプレートを使って作成

PlanningPMEの使用を開始する際に初期設定済の各種テンプレートまたは空白のスケジュールをご利用いただけます。
テンプレートをご利用の際は最適なタイプのテンプレートをクリックしてください。テンプレートには参考になるイベント、リソース、アサイン不可の例が含まれています。

スケジュールのテンプレートを使って作成

空白のスケジュールを作成

スケジュールを作成するには「ファイル」→「新規スケジュール」を選択してください。ファイル名を入力し、保存する場所を指定してください。

ソフトウェアの使用開始ウィザードが初期設定をお手伝いいたします。お客様のニーズに合ったオプションを選択してください。ウィザードで行うすべての設定は後に変更可能です。

初期設定が終了しました。次の画面が表示されます:

空白のスケジュールを作成

リソースのカスタマイズ

スケジュールを開くと最初にリソースビューが表示されます。各行は一番左の列に表示されているリソースのスケジュールです。リソースの名前をダブルクリックするとそのリソースをカスタマイズすることができます。

リソースウィンドウが表示されます:

リソースのカスタマイズ

リソースのタイプ(スタッフ、施設または計画中のリソース)を選択し、そのリソースの様々な情報を入力してください。背景とテキストの色を指定することも可能です。

ファイルを保存すると変更がスケジュールに適用されます。

スケジュールに表示されるリソースの順序をドラッグアンドドロップで変えることができます。

イベント作成

イベント: スケジュール上ではイベントはフルカラーの長方形で表示されます。

イベント作成の方法

  • マウスを使って長方形を描きます。
  • スケジュールの空白の部分をダブルクリックします。
  • カーソルをスケジュールの空白の部分に持っていき、右クリック、「新規イベント」を選択します。

これら三つのケースでは「イベント」ウィンドウが開きます:

イベント作成

  • イベント名を入力してください(例:アポイントメント)
  • このイベントに割り当てられたリソースを選択してください。
  • イベントの日付と時間を入力し、適用してください。

イベント「アポイントメント」が選択されたリソースに割り当てられました。他のイベントも同じ方法でスケジュールに作成することができます。

直接スケジュール上でイベントを作成することができます。

不在や休暇の管理

不在/アサイン不可: 「アサイン不可」はハッチングと色のついた長方形で表示されます。 従業員の休暇や故障中の設備などを表すことができます。

アサイン不可作成の方法

  • 「CTRL」キーを押したままマウスを使って長方形を描きます。
  • カーソルをスケジュールの空白の部分に持っていき、右クリック、「新規アサイン不可」を選択します。

どちらの方法でも、「アサイン不可」ウィンドウが開きます。

不在や休暇の管理

「アサイン不可」を作成する方法は基本的にイベント作成と同じです。「データ」→「アサイン不可」メニューでアサイン不可のリストを表示することができます。

部署でフィルターする

全スケジュールから、特定の部署のスケジュールだけを選んで表示することでその情報がより見やすくなります。

「データ」→「部署」メニュー

「追加」をクリックし部署名を入力(例:営業部)、この部署のリソースを選択してください。

部署でフィルターする

スケジュール上の変化: ドロップダウンリストから「営業部」を選択すると、この部署のリソースだけがスケジュールに表示されます。

「イベント」ウィンドウの情報をカスタマイズする

「表示」→「詳細表示」からスケジュール上に表示するデータを選択することができます。
  - イベント:イベントを表示する長方形 - ツールチップ:タスクの上にカーソルを合わせると表示される長方形

これらのカスタマイズ機能で企業のニーズに合った情報を表示しましょう。

日々のスケジュール管理をかんたんにする機能

ここまでが基本操作になります。PlanningPMEでシンプル、効果的にリソースとイベントを管理することができます。

この段階ではお客様の業種とニーズに合った機能を次のリストから選択することができます:

  • 顧客
  • プロジェクト
  • スキル
  • フィルター
  • カスタムフィールド
  • 統計レポート
  • 検索
  • ユーザー権限