会議などの予定の日程調整をスムーズに行う方法を解説

一般的な理由には次があります：

• ダブルブッキングまたは優先順位の変更
• 病気、急ぎのの仕事、緊急事態
• 主要な参加者または従業員が不在

スケジュール変更は失敗ではなく、よくある現実です。重要なのは、それをプロとして管理することです。

PlanningPMEで日程調整を改善する

さまざまな業界で最も一般的な３種類の日程調整の例を解説します。

例：火曜日に予定されている設置作業を担当する技術者が、病気で急に出勤できなくなった

• 計画への影響 : 設置作業を他の技術者に割り当てるか、延期する必要がある
• ソリューション : 設置作業を他の技術者に割り当てるか、現在の技術者が行えるようになるまで延期します。設置作業が延期される場合は、顧客に通知します。

例：木曜日の午後の予約を金曜日の朝に変更したいという顧客の依頼

• 計画への影響 : 予約の日程を調整する必要がある
• ソリューション : スケジュールとリソースを更新し、最新情報の確認メールを顧客と関係者に送信します。スケジュールに空きがない場合は、他の日程候補を提案する。

例：運用上または技術上の問題（機器の故障、供給の遅延、悪天候）

• 計画への影響 : 業務を計画どおりに開始または終了できない
• ソリューション : 影響を受けるタスクとリソースを特定し、タスクを延期または他のリソースに割り当てることで、スケジュールを調整します。影響を受ける顧客やチームに通知し、問題が解決したら通常の業務を再開することを優先します。

1. 迅速かつ明確にコミュニケーションする : できれば24時間以上前に速やかに通知する
2. 明確な件名を使用する : メールテンプレートをできるだけ明確にします。たとえば、次のような件名を使用します。「[日付]の[会議名]のスケジュール変更」　
3. 簡潔に謝罪する : 直前の変更について申し訳ないという内容で十分です。簡潔に理由を説明します。
4. 2～3つ時間帯のチョイスを提案します。 : 他の共通の空き時間を見つける可能性を高め、やり取りを最小限に抑えるには、いくつかの候補日程を提案します。
5. 確認を求める : 全メンバーが変更内容を理解していることを確認するために、確認の連絡を依頼します。
6. メンバーに感謝する : 新しい日程が決まったら、関係者全員に感謝の意を表しましょう。
7. オンラインのスケジュール管理ツールを使用する : PlanningPME のようなスケジュール管理ソフトウェアを使用して、従業員の空き時間を明確に把握し、必要に応じてカスタマイズされたメールを自動的に送信することで、時間を節約し、ストレスを軽減できます。

こちらは、会議や面談など、あらゆるイベントの日程調整を行うために使用できるテンプレートです。

テンプレート１：カスタマイズできる一般的なメールのテンプレート

件名 : [元の日付] の[会議名] の日程変更のお知らせ

本文
[名前]様、

大変申し訳ありませんが、[簡潔な理由] のため、 [日付] [時間] に予定されていた会議の日程を変更する必要があります。[日付候補 1] または [日付候補 2] のどちらかで、可能でしょうか?

これらの日程では難しい場合は、ご希望の日程をお知らせください。よろしくお願い致します。

[会社名]
[あなたの名前]

テンプレート２：主要出席者が不在の場合

件名 : [元の日付] の[会議名] の日程変更のお知らせ

本文
[名前]様、

大変申し訳ありませんが、[名前] は急な用事で参加できなくなりました。彼はこの会議に欠かせないメンバーなので、延期する必要があります。
下記の候補日程の中で、可能な日程をお知らせください。
候補１: [日付と時刻]
候補２: [日付と時刻]
候補３: [日付と時刻]

大変ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

[会社名]
[あなたの名前]

テンプレート３：確認メール

件名 : [会議名]の日程が[新しい日付] に変更されました

本文
[名前] 様、

[会議名] の日程が [日付と時刻] に変更されましたので、お知らせ致します。
大変ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

[会社名]
[あなたの名前]

PlanningPMEなどのオンラインスケジュール管理ソフトウェアを使用することで、あらゆるイベントの予定をかんたんに調整し、時間を節約することができます。

1. 二重予約の管理 : 警告メッセージと、わかりやすいインターフェースで、二重予約を見逃さないようにします。
2. 共通の空き時間を素早く見つける : スケジュール管理ツールは、勤務時間、進行中のタスク、従業員の不在などを考慮した上で、すべての参加者に共通の次の空き時間を提案します。また、割り当てられたリソースでスケジュールを手動でフィルターすることで、共通の空き時間を可視化することもできます。
3. ドラッグアンドドロップでスケジュールを変更 : マウスだけで会議やタスクを移動できます。各イベントを開き、マニュアルで編集する必要はありません。
4. タスクを他のリソースに割り当てる : タスクを割り当てられている従業員が不在になる、または忙しい場合は、これらのタスクを選択し、数クリックで他のメンバーに割り当てることができます。
5. 実行する人が決まっていないタスクの管理 : 「計画中」パネルを付箋のように使用して、誰が行うかまだ決まっていないタスクをリストアップすることができます。従業員の空き状況が明確になった時点でこれらのタスクをリソースに割り当てます。
6. 過程を通して自動t通知を送信する : タスクの状況や日程に変更があると、関係者に自動的に通知が送信されます。　マニュアルなメールは必要ありません。
7. スケジュールを共有する : 従業員や顧客に特定の「読み取り」または「書き込み」アクセス権を設定した上で、スケジュールに招待することができます。

適切なメール（良いタイミングで送られる明確で丁寧な文章）とPlanningPMEの機能（スマートなスケジュール管理のための機能と自動アラート）を組み合わせるメリット：

• メンバーの時間を大切にする
• 管理の負担を軽減する
• 重複予定や誤解を避ける
• 全員にスムーズに最新の情報を伝える

予定の変更をすべて避けることはできませんが、適切な方法でスムーズに対処することができます。これらのガイドラインを日程調整に活用して、企業の様々な部門のコーディネートと進捗管理に役立てることができます。