設備リソースと実務管理

クライエントとのアポイントメントと会議室をスケジュールする


設備リソースと実務管理

会社紹介

当社は30年間にわたり法人向けITソリューション市場をフォローし、バーティカルかつ統合されたツールを提供することでクライエントの業務を支援するためのグローバルなソリューションを可能にしてきました。当社は公証人(Notaires)、弁護士、会計士、労働コンサルタントの四分野のお客様にサービスを行っています。WKI ソフトウェアを提供しソフトウェアをネットワーク上で利用するためのプラットフォーム作成、サーバーへのインストール等プロフェッショナルな仕事場を効果的かつ安全に管理するための幅広い分野で支援いたします。このために当社はアプリケーション、ソフトウェアとハードウェアの分野でサポートを致します。

国:
イタリア
ウェブサイト:
http://www.aecsistemi.it/it/homepage
事業内容:
ITコンサルタント・サービス
スケジューラーの使用目的:
クライエントとのアポイントメント、設備リソース管理、会議室予約、リアルタイムのスケジュール変更

導入背景

IT製品 サポートとインストール・サービス企業として業務スケジュールと社員予定管理は重要です。
また会議室、研修室、プロジェクター、社用車等会社の設備の予約管理も重要です。予定管理は複数の段階で、複数の責任者によって可能であること、そして特別なアプリケーションの必要なしに 外出中でも見ることができる 必要があります。
当社のニーズをまとめると:
-業務予定、実務予定、要件、勤怠管理等
-従業員の予定管理
-設備リソースの予約
-スケジュール管理権を責任によって割り当てる事ができる
-表示を社員グループ別にコントロールする(ユーザー、部長、管理者、ディレクター等)
-スケジュールへの社外からのオンラインアクセス
過去にはスタンダードな共有カレンダーを使ったこともありますが、リソースの数が多くなり全体的なスケジュール状況の把握が難しくなりました。PlanningPMEを使うことによってこれら全ての問題を解決することができました。現在では一つのスクリーンで全体的にスタッフと設備の状況を把握することができます。誰がどのタスクを担当し、特定のスタッフの予定がいつから空いているのかが一目で分かります。勤怠管理の場合では矛盾のあるスケジュールがすぐに見つかります。また当社では誰がどのレベルでスケジュールを管理できるのかを設定しました。例えば技術者は アポイントメントを作成 できますが休暇・欠勤は部長のみが変更可能です。

リアルタイムでリソースと実務スケジュールを管理する

前述したように以前使用していたソフトウェアは複数のユーザーで共有することができず、またインターネット上ではなかったのでPlanningPMEに変えました。今では当社はPlanningPMEでリーソースと時間を管理し、全技術者が状況を把握できるようになりました。現在14人の社員がこのソフトウェアで直接仕事の割り当てを確認します。電話交換手もPlanningPMEにアクセスできるので、いつでも技術者のスケジュールを確認することができ、お客様の依頼にスムーズに対応することができます。更に印刷、フィルター機能、エクセルへのエクスポートで管理や人事に役立つデータを利用することができます。将来的には顧客データベースをリンクし、マネージメントソフトウェアとチケット販売ソフトウェアをPlanningPMEと連携することによって更に的確で全体的なリソースの状況と活動を可視化する予定です。同じくMS Exchange Online導入後にはこれもPlanningPMEに連携しようと考えています。