プランニング・ソリューションの比較 ：Asana、Excel、Monday、Outlook、PlanningPME、Teams

定義

プランニング・ソフトウェアとは、タスク、リソース、イベント、アクティビティなどの計画や編成を支援するために設計されたコンピュータ・ツールです。プロジェクト管理、人事計画、時間管理、イベント調整など、さまざまな場面で活用できる。 プランニング・ソフトの代表的な機能を紹介しよう：

• タスクプランニング : 個人またはチームにタスクを割り当て、期限を設定し、進捗状況を監視できます。
• 資源管理 : 人員、設備、予算にかかわらず、資源の配分を促進し、それらが効率的に使用されるようにする。
• カレンダーと日記 : 今後の締切、予定、イベントの概要を、多くの場合、インタラクティブなカレンダーの形で提供します。
• コラボレーション : 多くの場合、チームメンバー間のリアルタイムのコラボレーションを可能にし、コミュニケーションと調整を促進する。
• レポートと分析 : プランニングの進捗状況や効果を評価するためのレポートや分析を提供する。
• 他のツールとの統合 : 顧客関係管理（CRM）システムやプロジェクト管理ツールなど、他のソフトウェアや管理ツールと統合できる場合が多い。
• アクセシビリティ : 一部のプランニング・ソフトウェアはクラウド・ベースで、ウェブ・ブラウザやモバイル・アプリケーションからアクセスできるため、遠隔地や移動中でも使用できる。

つまり、プランニング・ソフトウェアは、プロジェクト管理のような専門的な場面でも、時間や日々のタスクの管理のような個人的な場面でも、プランニングや管理を容易にする多目的なツールなのだ。

どのようなリソースを計画したいのか？

どのようなリソースを計画する必要があるかは、事業の性質やプロジェクト、具体的なニーズによって大きく異なります。以下は、あなたが計画する必要があるかもしれない一般的なリソースです：

• スタッフ : 従業員のスケジュール、休日、稼働率を管理します。これは、必要なときに適切なスタッフを確保するために、ほとんどすべての組織で極めて重要なことである。
• 会議室 : 会議、研修コース、その他のイベントを企画する場合、部屋やスペースの使用計画を立てる必要があります。
• 車両 : 配送会社や建設会社など、輸送に依存する企業にとって、車両計画は物流効率を確保するために不可欠である。
• 設備 : 製造業や建設業において、機械や設備の使用計画を立てることは、衝突を避け、最大限に活用するために不可欠である。
• お客様 : 特にサービス業において、顧客とのアポイントメントや仕事を管理する。
• プロジェクト : プロジェクトマネジメントでは、プロジェクトの各フェーズを完了するために、時間、予算、必要なスキルなどのリソースを計画する必要がある。
• トレーニング : 研修コースを企画する場合、時間、トレーナー、部屋、必要な教材を計画する必要があります。

これらのリソースを効果的に計画することで、必要なときに必要なものを常に確保し、重複やボトルネックを回避することができます。また、資源をより効率的に使用することで、コスト削減と生産性の向上にも貢献する。

プランニング・マネジメントの目的は何ですか？

計画管理は、活動、資源、時間を効率的に調整しようとする組織にとって不可欠な要素である。あなたがおっしゃったキーワードを使って、プランニング・マネジメントで達成を目指す具体的な目標を挙げてみましょう：

• スケジュール管理 : 個人のニーズや制約を尊重しつつ、生産性を最大化するために、スタッフが適切な時間帯にアサインされるようにする。作業チーム、車両、設備の計画
• 休暇調整 : 業務に支障をきたすことなく適切な人員配置を維持するため、休暇（休日、病気休暇など）を計画・管理する。欠勤と交代要員の管理。
• 予約スケジュール : 顧客、サプライヤー、同僚とのミーティングを企画し、衝突を避け、効率を最大化する。ミーティング、顧客訪問、サービス介入を計画する。
• 運営組織 : 顧客のニーズに迅速に対応するため、修理や設置などの現場介入を計画・調整する。フィールドチームの管理、プロジェクトのモニタリング
• トレーニング・スケジュール : スキルアップとコンプライアンスのためのトレーニングセッションを企画し、トレーニングのニーズを他の活動と調整する。社内・社外研修の企画
• タスクトラッキング : プロジェクトが計画通りに進行するよう、タスクの割り当てと監視を管理する。プロジェクト管理、成果物のモニタリング
• プレゼンス・マネジメント（オフィス-在宅勤務） : 生産性を維持しながら柔軟性をサポートするために、オフィスであれ自宅であれ、仕事をする場所を調整する。リモートワーク計画、テレワーク管理

つまり、プランニング・マネジメントの目的は多岐にわたり、組織のさまざまな側面に関わる。効率性、生産性、従業員と顧客の満足度、そして会社全体の目標達成をサポートする。これらの目標を効果的かつ一貫して達成するには、こうしたさまざまな側面を管理できるプランニング・システムを選択することが不可欠となる。

ソフトウェア、ウェブアプリケーション、あるいはその両方がお好みですか？

従来のソフトウェア、ウェブ・アプリケーション、あるいはその2つの組み合わせのいずれを選択するかは、組織固有のニーズや好みによる。ここでは、決断の助けとなる考慮事項の概要を説明する：

従来のソフトウェア（コンピュータにインストール）：

• メリット :
  • オフラインで動作する。
  • 多くの場合、より速く、より反応が良い。
  • より多くの機能とカスタマイズを提供できる。
• デメリット :
  • 各デバイスへのインストールが必要。
  • メンテナンスと手動アップデートが必要になるかもしれない。
  • リモートアクセスはもっと複雑な場合がある。

ウェブアプリケーション（ブラウザからアクセス可能）

• メリット :
  • インターネット接続があればどこからでもアクセス可能。
  • 更新とメンテナンスはサプライヤーが管理。
  • 簡単なコラボレーションと情報共有。
• デメリット :
  • インターネット接続またはローカルネットワークへの依存。
  • 従来のソフトウェアに比べて反応が鈍かったり、機能が少なかったりすることがある。

両方の組み合わせ（ウェブアクセス付きソフトウェア）

• メリット :
  • 両方の柔軟性と利点を提供する。
  • ウェブ経由でのリモートアクセスと、ソフトウェア経由でのオフライン使用が可能。

考慮すべき要素

• モビリティとアクセシビリティ : リモートアクセスやコラボレーションが不可欠な場合は、ウェブアプリケーションやその組み合わせが望ましいかもしれない。
• 機能性と性能 : 高度な機能と高い応答性が必要な場合は、従来のソフトウェアの方が適しているかもしれません。
• 予算とリソース : 各オプションの維持に必要なコストとリソースを評価する。
• 安全性とコンプライアンス : 選択するオプションが、組織のセキュリティおよびコンプライアンス要件を満たしていることを確認してください。

要するに、ソフトウェアかウェブアプリケーションか、あるいはその両方かの選択は、機能性、アクセシビリティ、予算、セキュリティ、その他組織特有の考慮事項の観点から、ニーズに合わせて行わなければなりません。これらの要素を慎重に評価することで、あなたの状況に最も適した選択肢を選ぶことができる。

データをどこでホスティングしますか？

データホスティングは、プランニングソフトを選択する際の重要な検討事項である。選択肢はいくつかあり、お客様のニーズや好み、安全性やコンプライアンスに配慮するかどうかによって決まります。主なオプションは以下の通り：

オンプレミス・ホスティング

• メリット : データの総合管理、現地規制への容易な対応、カスタマイズ性。
• デメリット : 初期費用が高い、専任のITチームが必要、手作業による更新とメンテナンス。

クラウド・ホスティング（SAAS）

• メリット : どこからでも簡単にアクセスでき、更新やメンテナンスはサプライヤーが管理し、初期費用も抑えられる。
• デメリット : データの管理性が低く、インターネット接続に依存し、プロバイダーによってはコンプライアンスを考慮する必要がある。

つまり、データのホスティングの選択は、お客様の目的、セキュリティおよびコンプライアンス要件、そして利用可能なリソースと一致させる必要があります。ITの専門家やコンサルタントに相談することも、十分な情報を得た上での決断に役立つ。

どのようなビジョンを表示したいですか？

プランニングの文脈であなたが望むビジョンは、具体的な目標、事業の性質、戦略的優先事項によって異なります。プランニングのビジョンを定める際に考慮すべき点をいくつか挙げてみよう：

• 概要 : 複数のプロジェクト、部門、リソースを同時に管理する場合、すべてがどのように組み合わされているかを確認できるグローバルなビューが必要になることがあります。この概要は、潜在的な競合や最適化の機会を特定するのに役立つ。
• プロジェクト別詳細表示 : 多くのステージとリソースを持つ複雑なプロジェクトに取り組んでいる場合、プロジェクトのあらゆる側面を深く掘り下げることができる詳細なビューが必要になることがあります。
• リソース別ビジョン : 特定のリソース（スタッフ、車両、設備など）の管理が優先される場合は、これらのリソースの割り当てと使用に焦点を当てたビューが必要な場合があります。
• 顧客中心のビジョン : サービス業であれば、予約、介入、顧客ニーズに焦点を当てたビジョンが必要かもしれない。
• 時間の視点 : 時系列に焦点を当て、タスクやリソースがどのように計画されているかを示すビューが必要かもしれない。これには、日次、週次、月次、あるいは年次のビューを含めることができる。
• 共同ビジョン : チーム間や部門間のコラボレーションが不可欠な場合は、さまざまなパートがどのように連携し、どこに依存しているかを強調したビジョンが必要かもしれない。
• 適応性と柔軟性のあるビュー : 事業が非常にダイナミックなものであれば、ニーズや状況の変化に応じて容易に適応・変更できるビジョンが必要かもしれない。

要するに、どのようなビジョンを持ちたいかは、あなたがプランニングで何を達成しようとしているかによる。適切なビジョンを提供できるソフトウェアやシステムを選択することが重要である。

プランニング・ソフトウェアの選択は、ニーズと目的を明確に理解した上で、十分に検討した上で決定すべきである。スタッフや車両などのリソースを計画する場合でも、複雑なプロジェクトを管理する場合でも、特定のニーズを満たすソリューションがあります。